Praca zawodowego kierowcy nie jest łatwa – ciągłe i dalekie podróże mogą być naprawdę męczące. Nierzadko pojawia się także konieczność nocowania w kabinie prowadzonego pojazdu – czy w takim przypadku pracownikowi należy się zwrot kosztów? Jeśli tak, to w jakiej wysokości i jak wnioskować o to do swojego pracodawcy?

Zwrot kosztów pracowniczych

Wysłanie pracownika w delegację wiąże się z koniecznością uiszczenia kosztów pracowniczych – pokrywa je oczywiście zatrudniający, przy czym stawki diet są wyznaczone odgórnymi przepisami. Zwrot kosztów pracowniczych uzależniony jest od rodzaju poniesionych opłat przez zatrudnionego, a także zakresu czynności wykonywanych na rzecz firmy. Nie bez znaczenia jest także to czy pracownik jest niepełnosprawny oraz jak długo realizował swoje obowiązki poza siedzibą firmy.

Nocleg pracowniczy jest jedną z podstaw ubiegania się o zwrot kosztów pracowniczych, pod warunkiem jednak, że powstał w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych i podczas tzw. delegacji. W przypadku kierowców zawodowych nocowanie w hotelu lub pensjonacie wlicza się oczywiście w ten zakres. Co jednak jeśli pracownik postanowi nocować w kabinie samochodu? Takie sytuacje nie należą wcale do rzadkości, zwłaszcza, jeśli kierowca musi obowiązkowo zrobić sobie przerwę od jazdy a w pobliżu nie ma żadnego miejsca na nocleg.

Nocleg w kabinie pojazdu

Zgodnie z treścią art. 775 Kodeksu pracy, Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony powyżej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera stosownych postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa była wcześniej.

W rzeczywistości sprawy kierowców dotyczące prawa do ryczałtu za noclegi w związku z podróżami służbowymi, mimo wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 24 listopada 2016 r. (sygn. akt K 11/15), nadal stanowią przedmiot sporu między zainteresowanymi. W ustawie o czasie pracy uregulowano czas pracy kierowców, w tym w szczególności zasady korzystania z odpoczynku w pracy, nie uregulowano natomiast zasad przysługiwania należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem podróży służbowej, odsyłając wyraźnie i wprost w tym zakresie do art. 775 § 3-5 KP Należy zauważyć, że art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców jest wyrazem szczególnego podkreślenia tej kwestii, skoro bez tego przepisu do kierowcy-pracownika regulacje art. 775 § 3-5 KP i tak miałyby zastosowanie z mocy art. 4 (w związku z art. 2 pkt 7) ustawy o czasie pracy kierowców. Podkreślenia wymaga też, że odesłanie do przepisów Kodeksu pracy nie zawiera żadnych ograniczeń czy modyfikacji ich stosowania względem kierowców, w szczególności odbywających wielokrotne podróże służbowe za granicę.

Ostatecznie Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, że zapewnienie pracownikowi – kierowcy samochodu ciężarowego odpowiedniego miejsca do spania w kabinie tego pojazdu podczas wykonywania przewozów w transporcie nie stanowi zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu w rozumieniu §9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, co powoduje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu na warunkach i w wysokości określonych w §9 ust. 1-3 tego rozporządzenia albo na korzystniejszych warunkach i wysokości, określonych w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub innych przepisach prawa pracy (uchwała składu 7 sędziów SN z 12 czerwca 2014 r., sygn. akt II PZP 1/14).